Persyaratan Kelengkapan dokumen Keuangan dan Administrasi Program Pemberdayaan Pemulung

SOP Untuk Partner
Dan Persyaratan Kelengkapan dokumen Keuangan dan Administrasi

1) Peraturan Keuangan, Perjanjian Kerjasama, Workplan, dan Anggaran Proyek
1. Partner wajib mematuhi apa yang dijelaskan dalam Peraturan dan Kebijakan Keuangan ini. Dengan demikian mekanisme sistem akuntansi yang dipakai oleh partner serta seluruh informasi lainnya harus sesuai dengan yang tercantum dalam Peraturan ini.

2. Workplan dan anggaran proyek adalah satu kesatuan dari perjanjian kerjasama yang memiliki kekuatan hukum, sehingga usulan revisi yang disampaikan terhadap keduanya harus mendapat persetujuan secara tertulis terlebih dahulu .

2) Teknis Pemeriksaan dan Pengiriman Laporan Keuangan
Partner harus membuat Laporan Rekapitulasi Biaya/laporan keuangan dalam bentuk softcopy dan dikirimkan ke Bina Swadaya sesuai dengan kontrak yang telah disetujui.
a. Format laporan keuangan sesuai dengan approved budget dan ketentuaan format laporan
b. Dalam setiap transaksi harus ada payment request dimana disitu ada siapa yang meminta pembayaran siapa yang mengecek dan siapa yang memberikan otorisasi (lampiran #1) dan membuat kas journal/cash ledger yang disertai dengn lampiran original kuitansi/recipt/bon yang dikirmkan setiap bulannya untuk proses pembayaran selanjutanya.
c. Dalam setiap transaksi (lampiran#1.a) harus ada sistem vouchering yang berisi data sbb:
– Nomor voucher.
– Transaksi tersebut dichargekan ke budgetline mana.
– Nilai transaksi.
d. Bunga dan pajak bank juga harus dilaporkan (lampiran#1.b) dan melampirkan photo copy bank statement/buku bank. Buku Bank harus menggunkan nama Lembaga tidak boleh nama pribadi.

3) Administrasi Manajemen Proyek

1. Seluruh personil yang terlibat dalam pelaksanaan proyek harus memiliki kontrak kerja. Kontrak kerja harus menjelaskan nama, alamat, jabatan, tugas dan tanggung jawab, jangka waktu kontrak serta jumlah renumerasi yang akan diterima oleh personil tersebut.

2. Untuk pembayaran atas jasa Peneliti, Enumerator atau Konsultan lainnya disamping kontrak, timesheet, bukti pembayaran, harus melampirkan hasil penelitian/hasil narasi survey berupa (executive) summary secara ringkas sebagai bukti pendukung atas pembayaran honor.

3. Manajemen proyek dari lokal partner yang telah menerima honor rutin tidak diperbolehkan menerima honor tambahan dalam seluruh aktivitas pelaksanaan proyek yang bersangkutan (contoh: seluruh personil proyek tidak dapat menerima honor sebagai narasumber/fasilitator/notetaker/moderator/panitia/organizer committee dan lain-lain).

4. Manajemen proyek dari partner yang masih terikat dengan pelaksanaan proyek , dapat menjadi pelaksana proyek serta menerima honor dalam kaitannya sebagai pelaksana proyek lainnya yang sama-sama dibiayai oleh Danone tetapi harus menunjukkan persentase pekerjaan yang dilakukannya dalam kurun waktu yang bersamaan itu dengan menunjukkan timesheet (lampiran #11) dan gaji yang dibayarkan juga harus berdasarkan persentase pekerjaan tersebut.

5. Pencairan dana proyek tahap berikutnya merupakan selisih (pengurangan) antara saldo dana proyek yang belum terpakai dengan jumlah dana yang direncanakan, guna melaksanakan kegiatan proyek tahap selanjutnya. Pencairan dana proyek dapat diproses jika syarat-syarat sebagaimana tercantum pada Perjanjian Kerjasama telah terpenuhi.

6. Semua dana yang dilaporkan kepada Bina Swadaya harus merupakan nilai aktual beban yang sudah dipergunakan, dibayarkan dan sifatnya reimbursement bukan uang muka.

7. KONTRAK KERJASAMA PROYEK: Tenggang waktu pelaksanaan proyek harus sesuai dengan isi perjanjian. Dengan demikian seluruh biaya proyek yang terjadi diluar tenggang waktu perjanjian tidak dapat diklaim .

8. Perpanjangan durasi kontrak karena sesuatu hal, dimungkinkan setelah mendapat persetujuan tertulis dari Bina Swadaya sebagai respon terhadap surat permohonan yang diajukan oleh partner yang bersangkutan. Selanjutnya perpanjangan /amendmen kontrak harus ditandatangani oleh kedua belah pihak sebagai syarat sebelum kegiatan dilaksanakan.

4) Transaksi Keuangan
1. Anggaran yang telah disetujui dan dana proyek yang telah ditransfer hanya dapat dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan yang berhubungan langsung dengan proyek tersebut.

2. Penarikan/pengambilan dana tunai/cash harus berdasarkan kebutuhan sebenarnya. Oleh karena itu partner wajib melampirkan daftar/rencana kegiatan sesuai dengan workplan dalam pengajuan permintaan dana.

3. Setiap penerimaan uang seperti pengembalian advance, harus segera di bukukan ke buku kas paling lambat 1 (satu) hari kerja atau disetor ke Bank paling lambat 3 (tiga) hari kerja setelah uang tersebut diterima oleh Kasir.
4. Advance hanya dapat diberikan kepada staff yang tidak memiliki saldo advance untuk jenis advance yang diminta. Contohnya: staff yang masih memiliki saldo travel advance tidak dapat mengambil travel advance lagi tapi masih diperbolehkan untuk mengambil project advance.

5. Advance project atau travel tidak dapat diberikan atau digunakan untuk membeli barang atau jasa yang prosesnya seharusnya dilakukan oleh bagian Procurement dan dibayarkan melalui Finance.

6. Advance project atau travel harus diselesaikan paling lambat 30 hari sejak advance dibayarkan. Penyelesaian advance yang diambil oleh staff local partner menjadi tanggung jawab local partner sepenuhnya.

Source : pep-2 – BSK

Leave a Reply